Privatlivspolitik for Azpire Capital

Indledning

Azpire Capital og koncernens selskaber ønsker at beskytte og respektere dit privatliv. Det er altid vores intention og mål at behandle persondata forsvarligt og hensigtsmæssigt. Med denne Privatlivspolitik ønsker vi at oplyse dig om hvilke personoplysninger, der behandles i Azpire Capital.

Det er vores mål, at dine personoplysninger behandles sikkert og korrekt under hensyntagen til passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger. Det betyder, at vi for eksempel har bruger- og adgangskontrol med to-faktorgodkendelse, firewalls, og vi træner vores medarbejdere løbende i god IT-sikkerhed.

Behandling af persondata i Azpire Capital sker i overensstemmelse med gældende lovgivning om personoplysninger, herunder bl.a. persondataforordningen og databeskyttelsesloven, som trådte i kraft den 25. maj 2018.

Nærværende Privatlivspolitik gælder for alle Azpire Capital-koncernens selskaber, som er helt eller delvis ejet af Azpire Capital Holding ApS. I resten af dette dokument benyttes Azpire Capital (eller ”vi”) som samlebetegnelse for alle disse selskaber.

Dataansvarlig

Definition af personoplysninger

Personoplysninger er enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Det vil sige, at det er alle former for oplysninger, der direkte eller indirekte kan knytte sig til en person. Det kan for eksempel være navn, adresse, telefonnummer, legitimationskort eller tilmed billeder og IP-adresser.

Behandling af personoplysninger

Vi indsamler personoplysninger om vores kunder, herunder potentielle kunder og nyhedsbrevsmodtagere, samarbejdspartnere, arrangementsdeltagere, jobansøgere samt alle besøgende på vores digitale kanaler.

Når aktører besøger eller bruger Azpire Capitals hjemmesider, apps og øvrige digitale kanaler eller kommunikerer med selskaberne via digitale kanaler eller telefonisk, indsamles oplysninger om vedkommende. Azpire Capital registrerer og bruger forskellige typer af personoplysninger afhængigt af, hvilke produkter eller services aktøren/kunden er interesseret i eller har indgået aftale om, herunder:

• Grundlæggende kontaktoplysninger som indebærer for navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse.
• Oplysninger om erhverv, beskæftigelse, arbejde, uddannelse, viden og erfaring.
• Økonomiske og finansielle oplysninger, for eksempel formueforhold og skatteforhold.
• Oplysninger om husstand, familie og/eller samlever.
• ID-dokumentation, for eksempel fotokopier af pas, kørekort og sundhedskort, herunder CPR-nummer eller andet nationalt ID-nummer.
• Lovpligtige optagelser af telefonsamtaler mellem Azpire Capital og aktøren/kunden i specielle sager hvor det findes nødvendigt for at overholde retningslinjerne i henhold til investorbeskyttelsesregler.
• Oplysninger om de services og produkter, Azpire Capital leverer til aktøren, herunder hvordan aktøren bruger dem og aktørens præferencer i den forbindelse.
• Handelshistorik/handelsinformation.
• Ejerbogsoplysninger vedrørende fonde forvaltet af Azpire Capital.
• Digitale oplysninger om aktørens brug af Azpire Capitals digitale kanaler (f.eks. hjemmeside, e-mails og sociale medier), herunder bl.a. IP-adresse, browsertype, trafikdata, cookieinformationer og kommunikationsdata.

Vi kan endvidere også registrere andre personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at levere bestemte produkter eller services til aktøren, eller hvis det er pålagt ved lov.

Vi ønsker til hver en tid at tilbyde vores kunder den bedste rådgivning og de bedste løsninger, hvilket i høj grad afhænger af, vores kendskab til kunden og andre aktører som kunden har kontakt med. Det er derfor vigtigt, at de personoplysninger, Azpire Capital har om kunder, er korrekte og opdaterede, og selskabet opfordrer aktører og kunder til løbende at holde os orienteret om eventuelle ændringer i personoplysninger.

Når kunder investerer i fonde som forvaltes af Azpire Capital, vil værdipapirer blive noteret i ejerbogen, som føres af Azpire Capital Adm. ApS.

Det betyder at vi har en samlet oversigt over kundens investeringer i fonde, som er forvaltet af Azpire Capital. Disse oplysninger benyttes også til at kunne besvare investorhenvendelser og til at kunne levere diverse rapporteringer til vores kunder. Ejerbogsoplysninger kan endvidere benyttes til andre formål forudsat, at der forelægger samtykke hertil.

Endvidere trækkes offentlige oplysninger fra registre såsom CVR og andre offentligt tilgængelige kilder og registre, bl.a. med henblik på brug af markedsføringsaktiviteter og til for eksempel at kontrollere, at de personoplysninger, der er indsamlet, er korrekte.

Når en aktør bliver kunde hos Azpire Capital, bliver vedkommende bedt om at afgive en række oplysninger til os, herunder navn, adresse, cpr-nummer/cvr-nummer, og eventuelt oplysning om aktørens skattemæssige forhold. Desuden vil kunden bedt om at dokumentere oplysningerne ved at fremsende pas eller anden billeddokumentation, som indeholder cpr-nummer. Dertil skal kunden oplyse om formålet med og det forventede omfang af sit kundeforhold hos os. Dette følger af hvidvaskloven, som Azpire Capital er omfattet af.

Hvidvaskloven stiller krav om, at vi har et godt kendskab til vores kunder og deres engagement, og derfor gennemføres en række kundekendskabsprocedurer ved etableringen af kundeforholdet og løbende gennem kundeforholdet.

Herudover er vi blandt andet også forpligtet til at undersøge og registrere kundens reelle ejere, hvis kunden er et selskab. Efter hvidvasklovgivningen er vi også forpligtet til at undersøge baggrunden for og formålet med alle komplekse og usædvanlige transaktioner og aktiviteter, og om kunden er en politisk eksponeret person (PEP) eller en nærtstående til en PEP. Vi skal gemme resultatet af vores undersøgelse i minimum 5 år, efter kundeforholdet er ophørt, eller den enkelte transaktion er gennemført, hvorefter vi sletter personoplysningerne. Vi anvender bl.a. finanstilsynets PEP-liste til PEP-screening.

Når vi beder dig om oplysninger, er det fordi vi har brug for dem til at rådgive eller i øvrigt betjene dig. Hvis du ikke ønsker at give os dine oplysninger, kan det medføre, at vi ikke kan eller må betjene dig.

Azpire Capital behandler kun oplysninger, så længe det er nødvendigt for enten at opfylde formålene med behandlingen, eller fordi Azpire Capital er underlagt andre juridiske forpligtelser, som eksempelvis følger af lovgivningen.

Markedsføring og optimering af hjemmeside

Vi bruger personoplysninger i forbindelse med markedsføringsmæssige tiltag, herunder for at kunne målrette vores kommunikation til kunder. Det kan f.eks. være præferencer i forhold til markedsføring og kommunikation. Den målrettede kommunikation inkluderer udsendelse af nyhedsbreve. Har en kunde tilmeldt sig et eller flere af vores nyhedsbreve, gemmer personoplysningerne, så længe vi har et sagligt formål til at kunne behandle personoplysningerne.

Azpire Capital kan desuden indsamle data om de enheder, kunder/aktører bruger til at få adgang til Azpire Capitals digitale kanaler, herunder IP-adresse, browsertype, trafikdata, cookieinformationer og andre kommunikationsdata. Det kan f.eks. være kunden/aktørens brug af den markedsføring vi sender til aktøren, herunder om vedkommende har åbnet en e-mail fra os, om e-mailen blev læst, videresendt eller læst flere gange, samt hvilke links i e-mailen som blev tilgået.

For at opbygge og pleje stærke relationer til vores eksisterende og potentielle kunder, kan vi behandle personoplysninger om vores kunder i vores CRM-system (Customer relationship management-system).

Azpire Capital har placeret ”cookies” i flere af vores digitale kanaler. Disse cookies bruges til at indsamle oplysninger om, hvordan kunder/aktører bruger den digitale kanal. Udover cookies kan vi også anvende logfiler og øvrige teknologier til at kortlægge, hvordan kunder bruger vores hjemmeside og dermed optimere kundeoplevelsen.

Formålet med behandlingen af personoplysninger

Vi registrerer og bruger personoplysninger om vores kunder af flere årsager. De personoplysninger, som indsamles og behandles om kunden, og som er anført ovenfor under pkt. 2 & 2.1, behandles af Azpire Capital eller vores respektive databehandlere med henblik på at kunne tilbyde kunden den bedste rådgivning, investorservice, kundepleje, administration, de bedste løsninger og for at overholde vores aftale med vores kunder/aktører. Desuden gør vi det for at opfylde de lovkrav, vi er pålagt som finansiel virksomhed.

Azpire Capital registrerer og optager i særlige tilfælde telefonsamtaler sammen med anden elektronisk kommunikation for at kunne dokumentere, hvad vi har aftalt, og at kunder/aktører i den forbindelse er blevet rådgivet korrekt. Vi registrerer og opbevarer alle telefonsamtaler og elektronisk kommunikation, der fører eller kan føre til en handel med værdipapirer. Det gør vi for at overholde de regulatoriske regler som gælder på området for investorbeskyttelse.

Det betyder, at vi registrerer og bruger dine personoplysninger med følgende formål:

• At kunne yde investeringsservice, herunder blandt andet i form af investeringsrådgivning, skønsmæssig porteføljepleje og ordreformidling.
• At kunne sikre korrekt kundepleje, kundeadministration og intern risikostyring.
• Vi bruger personoplysninger til statistiske og markedsføringsmæssige formål. Derudover behandler vi personoplysninger om dig, når du deltager i arrangementer, events eller lignende.
• At kunne afvikle arrangementer.
• At kunne opfylde retlige forpligtelser, som påhviler Azpire Capital, og som eksempelvis følger af hvidvaskloven og investorbeskyttelsesreglerne.
• At kunne opfylde kontraktretlig forpligtelse med dig.
• At kunne analysere og gruppere kunder og potentielle kunder efter valg, prioritering og præferencer, således at vi bedre kan målrette vores markedsføringsindsatser, anbefalinger, produktudbud/produktudvikling m.m.
• At kunne vedligeholde, udvikle, teste og forbedre vores systemer og apps, såsom CRM.
• Forbedring, udvikling og administration af vores produkter og ydelser, herunder anvendelse af dataanalyser og statistikker til forbedring af produkter og ydelser samt test af vores systemer foruden udvikling, træning og test af modeller.

Vi kan også bede om dit samtykke til at behandle dine personoplysninger til følgende:

• At kunne administrere markedsføringsaktiviteter, såsom nyhedsmail, kampagner, magasiner, events og arrangementer mm.
• Markedsføringsformål, herunder til markedsføring pr. telefon, post og e-mail

Hvis du giver os dit samtykke til ovenstående, vil du forinden få at vide, hvad du konkret samtykker til. Hvis du har givet samtykke til at modtage markedsføring fra os, kan vi anvende oplysninger i foreningernes ejerbog til at gøre vores kommunikation mere relevant for dig. Da vores service er afhængig af, at dine data er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse om relevante ændringer af dine oplysninger. Du kan kontakte os på kontakt@azpirecapital.dk og meddele os om dine ændringer.

Dit samtykke er naturligvis frivilligt. Fortryder du, har du mulighed for nemt at trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os på kontakt@azpirecapital.dk. Vedrører dit samtykke modtagelse af e-mails relateret til markedsføring, herunder nyhedsbrev, kan du til enhver tid afmelde dette ved at trykke ”Afmeld” nederst i pågældende e-mail.

Retsgrundlag og berettiget interesse i behandling af personoplysninger

Azpire Capital behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med gældende lovgivning. Vi behandler derfor kun dine personoplysninger, når:

• Det er nødvendigt for at opfylde en aftale med dig, herunder besvare dine henvendelser til kundeservice (persondataforordningens art. 6, stk. 1.b)
• vi har en retlig forpligtelse, såsom opfyldelse af hvidvasklovgivningen, lov om finansiel virksomhed og investorbeskyttelsesreglerne (persondataforordningens art. 6, stk. 1.c)
• når vi har et samtykke, f.eks. i forbindelse med markedsføring (persondataforordningens art. 6.a)

Vi har en anden legitim interesse og berettiget interesse i at behandle dine personoplysninger. Det kan for eksempel være vores interesse i at forebygge og opklare kriminalitet, vores markedsføringsinteresse og vores interesse i at målrette det materiale, som vi udsender, samt vores interesse i at optimere vores interne processer, produkter og ydelser, så vi kan tilbyde kunder den bedst mulige hjælp, samt vores interesse i almindelig forretningsdrift- og udvikling. Vi registrerer og bruger kun dine personoplysninger, hvis vores formål vejer tungere end din interesse i, at vi ikke gør det (persondataforordningens art. 6.f).

Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod denne behandling af dine personoplysninger. Du kan få nærmere oplysninger om afvejningen af vores legitime interesser ved at rette henvendelse til os. Du finder kontaktoplysningerne under pkt. 1.1.

Persondata til tredjepart

Vi bruger ikke dine personoplysninger til andre formål end de formål, som er beskrevet i denne Privatlivspolitik. Vi videregiver ikke oplysninger til en tredjepart uden dit samtykke, medmindre det er nødvendigt for, at vi kan rådgive og betjene dig, bl.a. af hensyn til opfyldelse af en kontrakt eller fordi det er nødvendigt for at sikre overholdelse af en retlig forpligtelse, i nogle begrænsede tilfælde kan det også ske ud fra en legitim interesse.

Azpire Capital kan benytte eksterne samarbejdspartnere/leverandører (herunder databehandlere) til at udføre opgaver på vegne af Azpire Capital som for eksempel IT-hosting, gennemgang af telefonoptagelser, elektronisk kommunikation og markedsføringsaktiviteter. Azpire Capital videregiver endvidere oplysninger til andre, når det er nødvendigt for at kunne opfylde aftaler med dig. Dette kan eksempelvis være i forbindelse med ind- og udtrædelse af fonde, hvor Azpire Capital videregiver oplysninger til sine banker for at kunne gennemføre en on- off-boarding proces. Udførelse af sådanne tjenester kan medføre, at Azpire Capital samarbejdspartnere både i Danmark og EU/EØS får adgang til dine personoplysninger.

Azpire Capital kan også videregive dine oplysninger til andre dataansvarlige, såsom fx revisorer, depositarer og pengeinstitutter. Videregivelse til revisor kan derudover også ske, når Azpire Capital benytter disse til kommunikation med diverse myndigheder på vegne af vores kunder.

Når du afgiver personoplysninger til tredjeparter, som vi har et samarbejde med, modtager vi muligvis også dine personoplysninger. Det kan for eksempel være samarbejdspartnere, der bistår med rådgivning, ejendomsadministration og/eller markedsføring. Vi kan også købe tjenester og data fra virksomheder, der kontrollerer kontaktoplysninger og personlige oplysninger, du har givet os. Det er for at sikre, at de oplysninger, vi har om dig, er korrekte og for at forebygge hvidvask.

Det er vores ansvar at sikre, at dine personoplysninger ikke bliver misbrugt. Derfor stiller vi høje krav til vores samarbejdspartnere, når dine personoplysninger bliver brugt af andre end Azpire Capital, således at dine personoplysninger er beskyttet og indhentet korrekt.

Vi videregiver desuden dine oplysninger til vores koncernforbundne selskaber i det omfang, som gældende lovgivning tillader eller kræver, at vi deler oplysningerne, f.eks. hvis det er nødvendigt af hensyn til den koncernbaserede administration, for at opfylde krav om kontrol og/eller indberetning fastsat ved lov. Vi kan også videregive dine oplysninger i de tilfælde, hvor vi har en fondsstruktur, der kræver det. Det kan f.eks. være, hvor en masterfond får indblik i investorkredsen i en feederfond.

Videregivelse kan også ske til brug for eksempel markedsføring, i tilfælde af at vi har samtykke hertil.

Hvis du besøger eller kommunikerer med os via konti på de sociale medier, hvilket vil sige tredjepartsplatforme såsom Facebook, Instagram og LinkedIn, kan Azpire Capital modtage oplysninger om din profil og dine interaktioner på tredjepartsplatformen fra leverandøren af denne.

Når du besøger vores sider på de sociale medier, kan de respektive sociale medier indsamle personoplysninger om dig i overensstemmelse med deres privatlivspolitik. Azpire Capital kan tilgå og dermed behandle nogle af disse oplysninger, såsom dine kommentarer til vores opslag, om du har liket vores side og om du har reageret på vores annoncer på de sociale medier.

Azpire Capital kan også videregive oplysninger til tredjeparter i forbindelse med afholdelse af diverse arrangementer, hvis dette er nødvendigt for afholdelsen af arrangementet. Arrangementerne kan blandt andet vedrøre: booking af hotelværelser, madkuverter, sportslige arrangementer eller lignende.

Overførsler til lande udenfor EU/EØS

Vi overfører dine personoplysninger til lande uden for EU/EØS, da vi anvender eksterne samarbejdspartnere til at behandle og opbevare dine oplysninger. Uanset om vi videregiver dine personoplysninger til samarbejdspartnere, som har forretningssted i lande inden for eller uden for EU/EØS, har vi indgået aftaler med dem med henblik på at sikre, at de nødvendige organisatoriske og tekniske foranstaltninger er til stede, således at deres niveau for persondatabeskyttelse lever op til gældende Dansk lovgivning. Såfremt, en samarbejdspartner er placeret uden for EU/EØS (i tredjelande), vil der træffes særlige sikkerhedsforanstaltninger, herunder f.eks. aftaler, som indeholder standardkontraktbestemmelser for overførsel af personoplysninger, som er godkendt af EU-kommissionen, samt udarbejdelse af relevant dokumentation herfor.

Du kan få nærmere oplysninger ved at rette henvendelse til dataansvarlig, anført i pkt. 1.1.

Opbevaring af personoplysninger

Vi gemmer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde det formål, dine personoplysninger registreres og bruges i forbindelse med. Eksempelvis gemmer vi også personoplysninger, så vi kan vurdere, om du har et eventuelt krav mod os.

Vi gemmer dine personoplysninger, så længe vi leverer en ydelse eller et produkt. Vi sletter dine personoplysninger, når der ikke længere er et arbejdsbetinget behov for at behandle dem. Opbevaringsperioden er fastsat i henhold til de forpligtelser Azpire Capital er underlagt i henhold til gældende lovgivning og offentlige myndigheder herunder Finanstilsynet, samt til sikring af dokumentation. Som hovedregel opbevares oplysningerne i 5 år efter forretningsforholdets ophør, men der kan i særlige tilfælde være kortere eller længere opbevaringsperioder for at overholde retlige krav til sletning eller opbevaring.

Sikkerhed i forbindelse med beskyttelse af personoplysninger

Azpire Capital ønsker at sikre høj sikkerhed omkring beskyttelsen af dine personoplysninger, og vi har derfor indført relevante tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod for eksempel uautoriseret adgang, ændring og tilintetgørelse.

Alle medarbejdere i Azpire Capital er underlagt tavshedspligt i overensstemmelse med reglerne i Lov om Finansiel Virksomhed. Det betyder, at oplysninger om dig både er personlige og fortrolige, og de vil ikke uberettiget blive videregivet til tredjemand.

Begrænsninger i forbindelse med udlevering af personoplysninger

Vi videregiver de oplysninger, som loven kræver, for eksempel indberetninger til myndigheder.

Er der mistanke om hvidvask eller terrorfinansiering, skal vi underrette Hvidvasksekretariatet og oplyse om baggrunden for underretningen. Vi er endvidere forpligtiget til at udlevere oplysninger indhentet efter hvidvaskloven til Finanstilsynet, Hvidvasksekretariatet eller andre kompetente nationale myndigheder, hvis de ønsker det. Videregivelsen vil i så fald ske gennem sikre kanaler og på en måde, som sikrer fuld fortrolighed om undersøgelserne.

Azpire Capital kan endvidere blive nødt til at udlevere personoplysninger til tredjepart, som for eksempel politiet eller andre myndigheder i forbindelse med efterforskning af kriminalitet, eller hvis vi i øvrigt har pligt til at udlevere sådanne oplysninger i henhold til lovgivning eller domstols- og myndighedsafgørelser.

Dine rettigheder

I henhold til databeskyttelsesreglerne har du ret til på et hvilket som helst tidspunkt at anmode om indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig. Endvidere kan du anmode om:

• At få rettet forkerte personoplysninger
• At få Azpire Capital til at afslutte behandlingen
• At få slettet dine personoplysninger, som behandles hos Azpire Capital
• At vi begrænser behandlingen af personoplysninger
• At du ønsker at udøve din ret til dataportabilitet
• At gøre indsigelse mod behandlingen af personoplysningerne.

Såfremt du ønsker at foretage én eller flere af overstående tiltag, skal du rette henvendelse til dataansvarlig anført under pkt. 1.1.

Klager til Datatilsynet

Hvis du er utilfreds med Azpire Capitals behandling af dine personoplysninger, skal du være meget velkommen til at kontakte os. Du kan dog også indgive en klage til Datatilsynet:

Ændring af nærværende Privatlivspolitik

Vi forbeholder os retten til at opdatere denne politik, når vi skønner, der er behov for det. Den nyeste version af Privatlivspolitikken er altid tilgængelig på Azpire Capitals hjemmeside. Vi anbefaler derfor, at du ajourfører dig med vores privatlivspolitik.

Tidligere versioner af Privatlivspolitikken kan rekvireres ved henvendelse til Azpire Capital, se dataansvarlig anført under pkt. 1.1